Obrigações acessórias: saiba quais são e organize suas contas

As obrigações acessórias variam conforme o regime tributário da empresa.

No Brasil, há 3 tipos de regime tributário: Lucro Real, Lucro Presumido e Simples Nacional. Esse regime pode ser alterado a cada novo ano.

É obrigação de todo gestor manter as obrigações acessórias em dia, que seriam aquelas informações periódicas que devem ser lançadas pelo contribuinte e que estão relacionadas às atividades que você exerce.

As empresas convivem com inúmeras obrigações acessórias, que precisam ser cumpridas com exatidão para não gerar multas, juros e outros prejuízos.

A seguir, você verá o que são essas obrigações acessórias e quais são os tipos existentes.

Boa leitura!

O que são obrigações acessórias?

São chamadas de obrigações acessórias as declarações mensais, trimestrais e anuais que trazem as informações sobre a empresa.

Elas têm o objetivo de mostrar ao governo todas as informações sobre receita efetiva, impostos apurados e também no que diz respeito à parte trabalhista, como folhas de pagamento e encargos gerados.

As obrigações acessórias são, na verdade, um dever administrativo cuja finalidade é gerenciar o cumprimento da obrigação tributária que o tributo exige, fornecendo aos órgãos fiscalizadores informações que confirmem o pagamento das principais obrigações.

Sendo assim, elas são necessárias para apurar, fiscalizar e arrecadar tributos.

Outro detalhe importante sobre as obrigações acessórias é que elas variam de acordo com o regime tributário de cada empresa, e é por isso que o contador precisa ficar bem atento.

As declarações precisam ser feitas ao Governo, seja ele municipal, estadual ou federal, de acordo com o grau da obrigação.

Existem obrigações acessórias comuns a todos os regimes tributários?

Algumas obrigações acessórias são comuns a todos os regimes tributários. São elas:

• EFD ICMS/IPI (todos os regimes tributários)
• SEFIP/GFIP (todos os regimes tributários)
• CAGED (todos os regimes tributários)
• ECD (Lucro Real e Lucro Presumido obrigatório e Simples Nacional Facultativo)
• ECF (todos os regimes tributários)
• DIRF (todos os regimes tributários)
• RAIS (todos os regimes tributários)

Obrigações acessórias para empresas do Lucro Presumido

DES – Declaração Eletrônica de Serviços

É um documento de cunho municipal, voltada para as empresas prestadoras de serviços, e auxilia na declaração ao fisco os serviços prestados durante o mês.

Essa obrigação, no entanto, só é exigida para algumas prefeituras.

EFD Contribuições

São contribuições que fazem parte do Sistema Público de Escrituração Digital, e consiste em uma obrigação fiscal.

Esse envio envolve:

• contribuição para o PIS/Pasep;
• contribuição da Cofins;
• escrituração digital da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta.

DCTF – Declaração de débitos tributários federais

Nessa declaração deve ter informações com relação aos impostos federais como IRRF, IPI, CSLL, IRPJ. Essa é uma obrigação acessória destinada à União.

SPED Fiscal

O SPED Fiscal é um sistema do governo que surgiu com o intuito de simplificar processos de arquivamento, envio e validação das obrigações fiscais.

Através do SPED Fiscal, o governo realiza apuração de impostos como ICMS e IPI.

GIA Estadual

A Gia Estadual é a Guia de Informações e Apuração de ICMS.

Ela é responsável por apurar individualmente os contribuintes a respeito do ICMS. Essa obrigação acessória é voltada apenas para contribuintes que possuem inscrição estadual.

GIA Substituição Tributária

A GIA de Substituição Tributária, também conhecida como Guia de Informações e Apuração de ICMS-ST, é utilizada para informar o governo estadual as apurações individuais dos contribuintes que se referem ao ICMS-ST.

LFE

O LFE, Livro Fiscal Eletrônico, é necessário apenas para empresas de Brasília.

Ele é utilizado para informar a receita quais são os contribuintes que constam ICMS e/ou ISS no Distrito Federal.

SISCOSERV

O SISCOSERV, Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio tem como objetivo controlar dados de serviços de exportações e importações.

Obrigações acessórias para empresas do Simples Nacional

DEFIS – Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais

O DEFIS, Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais, é entregue todos os anos até o dia 31 de março do ano subsequente.

Ela serve para comprovar para o Governo Federal que as empresas que estão enquadradas no Simples Nacional recolheram corretamente os tributos do ano-calendário anterior.

DIRF – Declaração de Imposto Retido na Fonte

A DIRF, Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte, é enviada todos os anos para as empresas que fazem a retenção de imposto, IRRF, e que optaram pelas contribuições retidas de seus fornecedores.

DAS – Documento de Arrecadação do Simples Nacional

O DAS é um imposto calculado sobre o faturamento mensal das empresas.

DESTDA – Declaração de Substituição Tributária 

Ela é responsável pelo recolhimento do ICMS das diferenças de alíquotas entre estados e substituição tributária.

Obrigações acessórias para empresas do Lucro Real

Algumas obrigações acessórias citadas anteriormente também se aplicam ao lucro real. Confira quais são elas:

• DES
• GIA
• DCTF
• EFD Contribuições

Além dessas, o lucro real possui algumas outras que precisam ser acompanhadas:

SINTEGRA

O SINTEGRA, Sistema Integrado de Informações sobre Operações Interestaduais com Mercadorias e Serviços é uma obrigação direcionada aos contribuintes que estão sujeitos ao recolhimento de ICMS, e que utilizam o PED, Processamento Eletrônico de Dados para emitir documentos fiscais.

EFD ICMS/IPI

O EFD ICMS/IPI, Escrituração Contábil Digital, também compõe o SPED, e veio para substituir a escrituração de alguns livros de papel:

• Registro de Entradas
• Registro de Saídas
• Registro de Inventário
• Registro de Apuração do IPI
• Registro de Apuração do ICMS
• Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente – CIAP e o de Controle de Produção e Estoque

SEFIP/GFIP

O SEFIP/GFIP, Sistema Empresa de Reconhecimento do FGTS e Informações à Previdência Social, é uma obrigação acessória que consiste em uma declaração com informações trabalhistas, relativas ao FGTS e à previdência.

CAGED

O CAGED, Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, é responsável por informar as demissões e admissões dos funcionários registrados pelo regime CLT.

ECD

O objetivo da ECD é substituir as escriturações que aconteciam via papel para os seguintes livros:

• Livro diário e seus auxiliares;
• Livro de Balancetes Diários, balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos transcritos;
• Livro razão e seus auxiliares.

ECF

A ECF, Escrituração contábil Fiscal, é responsável por substituir a Declaração de Informações Econômico-Fiscais da Pessoa Jurídica (DIPJ).

DIRF

A DIRF, Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte, é uma declaração responsável por informar junto à Secretaria da Receita Federal do Brasil a respeito das retenções de impostos efetuadas nos pagamentos e recebimentos realizados pela empresa.

RAIS

A RAIS, Relação Anual de Informações Sociais, é responsável por garantir que o governo tenha controle sobre as atividades trabalhistas no país, identificando o trabalhador que possui direito ao abono salarial PIS/PASEP.

DIRPF

A DIRPF, Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física, é aplicada aos sócios de empresas que se adéquam a esse sistema.

e-SOCIAL

O Decreto nº 8373/2014 instituiu o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial). Por meio desse sistema, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, as informações relativas aos trabalhadores, como vínculos, contribuições previdenciárias, folha de pagamento, comunicações de acidente de trabalho, aviso prévio, escriturações fiscais e informações sobre o FGTS.

A transmissão eletrônica desses dados simplificará a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, de forma a reduzir a burocracia para as empresas. A prestação das informações ao eSocial substituirá o preenchimento e a entrega de formulários e declarações separados a cada ente.

Por meio desse canal, os empregadores passarão a comunicar ao Governo, de forma unificada, 15 obrigações:  

• GFIP  –  Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
• LRE –  Livro de Registro de Empregados
• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
• CD –  Comunicação de Dispensa
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais 
• Folha de pagamento
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
• GPS – Guia da Previdência Social 

REINF

A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais EFD-Reinf é um dos módulos do Sistema Público de Escrituração Digital – SPED, a ser utilizado pelas pessoas jurídicas e físicas, em complemento ao Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – eSocial.

Tem por objeto a escrituração de rendimentos pagos e retenções de Imposto de Renda, Contribuição Social do contribuinte exceto aquelas relacionadas ao trabalho e informações sobre a receita bruta para a apuração das contribuições previdenciárias substituídas. Substituirá, portanto, o módulo da EFD-Contribuições que apura a Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB).

DCTFWEB

Trata-se da obrigação tributária acessória por meio da qual o contribuinte confessa débitos de contribuições previdenciárias e de contribuições destinadas a terceiros.

DCTFWeb é também o nome dado ao sistema utilizado para editar a declaração, transmiti-la e gerar o documento de arrecadação. A nova declaração e seu sistema substituem a GFIP e o SEFIP. Essa substituição se dá em conjunto com as escriturações digitais mencionadas no parágrafo a seguir (eSocial e EFD-Reinf). Da mesma forma como ocorria com a GFIP, as informações prestadas na DCTFWeb têm caráter declaratório, ou seja, constituem confissão de dívida. É, portanto, instrumento hábil e suficiente para a exigência das contribuições não recolhidas.

A DCTFWeb é gerada a partir das informações prestadas no eSocial e na EFD-Reinf, escriturações digitais integrantes do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Transmitidas as apurações, o sistema DCTFWeb recebe, automaticamente, os respectivos débitos e créditos, realiza vinculações, calcula o saldo a pagar e, após o envio da declaração, possibilita a emissão do documento de arrecadação A aplicação fica disponível no Atendimento Virtual (e-CAC) da Receita Federal, acessível pelo endereço idg.receita.fazenda.gov.br. O formato utilizado, plataforma web, permite uma maior integração com os sistemas da RFB, facilitando o preenchimento da declaração e diminuindo a ocorrência de erros. É possível, por exemplo, importar informações de compensações, parcelamentos, documentos de arrecadação pagos, entre outros.